Cách xuất phiếu quà tặng, cách hạch toán các khoản quà tặng miễn phí như quà tết, trung thu… cho nhân viên & cách hạch toán chi phí được trừ.

Quà tặng nhân viên có phải xuất hóa đơn?

Quà biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ pháp lý về quà tặng, cụ thể như sau:

• Trích khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ được dùng để cho, biếu, tặng, thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ . thay lương cho người lao động…”;
• Trích khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng cho tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả lương thay cho người lao động phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng). như hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng”.

Theo đó, có thể kết luận: Hàng hóa, dịch vụ tặng cho người lao động sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như bình thường

Thủ tục xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên như thế nào?

Thủ tục xuất hóa đơn quà tặng không thu tiền được quy định như sau:

• Phần thông tin người mua: Điền tên doanh nghiệp;
• Phần phương thức thanh toán: Do hàng biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện TM/CK;
• Nội dung “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Bổ sung thêm dòng chữ “Hàng quà tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán vào chi phí;
• Đơn giá: là giá hàng hóa, dịch vụ tại thời điểm phát sinh;
• Số tiền, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán sẽ được ghi nhận như một hóa đơn thông thường.

Cách hạch toán quà tặng cho nhân viên

Trường hợp quà tặng ngay cho nhân viên không qua kho

• Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán
• Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ:

Công ty ABC mua trực tiếp quà lưu niệm cho cán bộ công nhân viên nhân dịp kỷ niệm thành lập công ty trị giá tính thuế ghi trên hóa đơn là 20.000.000 đồng, thuế GTGT là 2.000.000 đồng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.

➜ Khi đó, hàng hóa sẽ được hạch toán như sau:

• Nợ TK 642: 20.000.000 VNĐ
• TS 133: 2.000.000 VNĐ
• TK 112: 22.000.000 VNĐ

Trường hợp mua hàng nhập kho sau đó xuất tặng nhân viên

• Nợ 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
• Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán
• Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
• Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ:

Công ty DEF nhập kho 1 lô bánh trung thu để tặng công nhân viên nhân dịp tết trung thu trị giá tính thuế trên hóa đơn là 30.000.000 đồng, thuế GTGT 3.000.000 đồng, chưa thanh toán cho nhà cung cấp.

Khi đó hàng hóa sẽ được hạch toán như sau:

➜ Khi mua hàng:

• Nợ TK 156: 30.000.000 VNĐ
• TS 1331: 3.000.000 VNĐ
• TK 331: 33.000.000 VNĐ

➜ Khi xuất quà:

• Nợ TK 642 : 33.000.000 VNĐ
• TK 156: 30.000.000 VNĐ
• TK 3331: 3.000.000đ

Trường hợp hàng hóa được biếu tặng từ quỹ khen thưởng, phúc lợi

• Nợ 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
  
• Có 5111 – Bán hàng và cung cấp dịch vụ
  
• Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp
  
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Có 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hóa

Chi phí quà tặng cho nhân viên được khấu trừ như thế nào?

Theo quy định, các khoản chi có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC:

Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
2. Các khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
3. Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với chi phí quà tết cho nhân viên

Hồ sơ doanh nghiệp yêu cầu đưa chi phí mua quà Tết cho người lao động vào chi phí hợp lý như sau:

• Có hợp đồng mua bán (nếu có);
• Có hóa đơn mua quà tặng;
• Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
• Có hóa đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất khẩu);
• Danh sách nhân viên nhận quà và được ký xác nhận;
• Quyết định của công ty về quà tặng nhân viên;
• Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của người lao động… tại doanh nghiệp.

Với những thông tin liên quan đến quà tặng cho nhân viên này, chúng tôi hy vọng sẽ giúp các bạn kế toán chủ động hơn trong việc hạch toán kế toán cho đơn vị mình.

Tham khảo thêm bài viết Hạch toán quà cho khách hàng